Schreib' mir mal 'ne Mail...
Von den wenigen Techniken, die sich seit den Anfängen der persönlichen EDV gehalten haben, gehört die Elektronische Post, die E-Mail. Dabei gehört sie tatsächlich die den weitaus ältesten Diensten des Internets. Bereits 1971 versandte Ray Tomlinson die erste E-Mail (Inhalt: es gäbe nun E-Mail). Obwohl E-Mails gerne mit Briefen verglichen werden (oder - um die Sicherheit zu beschreiben - mit einer durch Bleistift beschrifteten Postkarte) ist der Urahn der E-Mail das Memorandum ("Memo") mit dem es die Angaben zu Adressaten, Datum und Betreff teilt.
Natürlich leidet eine so weit verbreitete Technologie wie die E-Mail auch an Problemen:
- "Spam" (auch "Junk" oder "Junk-Mail", unerwünschte Werbung)
- Authentifizierung des Absenders (kann leicht gefälscht werden).
- Unverschlüsselter Transport (Mail ist beim Transport lesbar).
Besonders die letzten beiden Probleme haben das Ansehen der E-Mail doch arg geschädigt. Dennoch gehört sie zu den meist genutzten Diensten in der Wirtschaft. Es ist einfach praktisch, mal eben am Computer etwas zu "mailen", was früher Ausdruck und Transport benötigt hätte.
Sichere E-Mail-Technik
Gegen Spam helfen so genannte "Spam-Filter", die mit immer neuen Technologien seriöse von unseriösen E-Mails zu unterscheiden versuchen. Nahezu jeder große E-Mail-Anbieter hat heute leistungsfähige Spam-Filter. Auf die Implementierung eines eigenen E-Mail-Servers sollte wegen des erheblichen Aufwandes daher verzichtet werden.
Gegen nicht authentifizierte Absender helfen Zertifikate zum Signieren von E-Mails. Im einfachsten Fall hängt an einer E-Mail eine kleine Datei (das Zertifikat), das einem verlässlichen Server im Internet zur Überprüfung gesandt wird. Erst wenn dieser die Echtheit des Zertifikats und damit die Echtheit des Absenders bestätigt hat, wird die E-Mail geöffnet.
Nicht für andere bestimmte Inhalte sollten verschlüsselt werden. Dabei wird der Inhalt (oft jedoch nicht der Betreff!) verschlüsselt. Zur Entschlüsselung wird ebenfalls eine Schlüsselzeile mitgesandt, das den öffentlichen Teil eines Schlüssels enthält. Der private Teil muss vorher ausgetauscht werden (PGP). Ein anderes Verfahren speichert alle Schlüssel auf zuverlässigen Servern, die vom E-Mail-Programm abgerufen werden (S/MIME).
E-Mail-Verwaltung
Ob eine geschäftliche oder dienstliche E-Mail-Adresse Name und Vorname eines/-r Mitarbeiter/-in enthaltne sollte, ist umstritten. Neben den datenschutzrechtlichen Bedenken ist auch die fehlende Flexibilität zu bedenken. Nach der EU-DSGVO müssen die personenbezogenen Daten der Mitarbeiterschaft nach deren Ausscheiden gelöscht werden. E-Mail-Partner haben aber oft nur diese eine personenbezogene E-Mail-Adresse gespeichert und mailen sie teils noch nach Jahren an.
Besser sind so genannte Funktionsadressen. Diese beinhalten dabei die Abteilung oder das Sachgebiet und können auch nach dem Wechsel der Empfänger noch genutzt werden. Anstelle von max.muster@firma.de wird dann immer verkauf@firma.de angeschrieben. Ob Max Muster noch im Dienst ist, spielt dann keine Rolle mehr.
