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Wenn besondere Kategorien oder andere personenbezogene Daten verarbeitet werden, eine ausreichende Rechtsgrundlage vorliegt, die räumliche Anwendbarkeit gegeben ist, alle notwendigen Dokumente (Datenschutzerklärung, ggf. Einwilligung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzfolgenabschätzung) vorliegen, falls erforderlich Datenschutzbeauftragte benannt ist und diese Verarbeitung durch ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen ermöglicht wird, sind weder eine Meldung an die Aufsichtsbehörde, noch Klagen oder Schadensersatz notwendig, es sei denn, die Verarbeitung ist nicht rechtmäßig und verjährt.

Fall 58/2021: Speicherung von Impfdaten von Ratsmitgliedern

Zur Zeit dürfen Ratssitzungen nur stattfinden, wenn die 3G-Regel eingehalten wird. Jedes teilnehmde Ratsmitglied muss also geimpft, genesen oder getestet sein. Eine Kommune fragt an, ob zur Vereinfachung nicht die Daten der Ratsmitglieder gespeichert werden dürfen.

Hierbei handelt es sich, wie der geübte Leser bereits ahnt, um besondere Kategorien personenbezogener Daten, nämlich Gesundheitsdaten. Genauer gesagt um den Gesundheitsstatus der Ratsmitglieder. Unter welchen Bedingungen dürfen diese Art von Daten gespeichert, also verarbeitet werden? Das regelt der Art. 9 der EU-DSGVO - und der verbietet sie zunächst grundsätzlich. Glücklicherweise nennt er aber auch Ausnahmen.

• Zunächst erteilt er eine Erlaubnis, wenn eine explizite Einwilligung der Ratsmitglieder zur Speicherung vorliegt (Art. 9 Abs. 2 Bst. a EU-DSGVO). Das ist - man darf in einem Fall nichts hinzu dichten - hier offenbar nicht der Fall. Anderenfalls wäre das erwähnt worden.

• Eine weitere Rechtsgrundlage nennt der Buchstabe g: ein wichtiges öffentliches Interesse. Das ist bei Ratssitzungen sicher gegeben, aber die Verarbeitung ist nicht für jede Sitzung erforderlich. Nur für solche in einer Pandemie. Grundlage ist hier u. a. das Recht eines Mitgliedstaates.

Bleiben wir einen Moment bei dieser Formulierung. Regelt die Coronaverordnung nicht, wie Ratssitzungen abzulaufen haben? Nein, das tut sie nicht. Zwar wird dort (aktuelle Fassung) eine 2G-Regelung für Ratssitzungen vorgeschrieben (§ 4 Abs. 6 CoronaSchVO v. 17.08.2021), aber keine Ermächtigung zur Datenverarbeitung.

• Buchstabe i regelt, dass die Verarbeitung aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, wie dem Schutz vor schwerwiegenden grenzüberschreitenden Gesundheitsgefahren, erforderlich ist.

Die Erhebung, die Erfassung und die Speicherung vom Impfdaten ist m. E. von dieser Regelung gedeckt. § 16 Abs. 1 Nr. 3 des Datenschutzgesetzes entspricht m. E. dieser Praxis ebenfalls.

Fall 57/2021: Versand von Akten per E-Mail

Eine Amtsleiterin fragte an, ob das Versenden von Akten (mit personenbezogenen Daten) an Gerichte per E-Mail möglich ist. Die Bemühungen der vergangenen Jahrzehnte, E-Mails abzusichern in Bezug auf Identität und Vertraulichkeit zeigen, dass E-Mail ohne diese Möglichkeiten weitgehend als unsicher angesehen wird. Man muss daher davon ausgehen, dass der Versand personenbezogener Daten nicht rechtmäßig ist. Ein Urteil ist mir allerdings nicht bekannt.

Was kann man tun? Zunächst kann man sich bemühen, E-Mails mit einer identitätssicheren und vertraulichen Verschlüsselung zu versehen (z. B. mit PGP oder MIME). Man könnte auch einfach DE-MAIL nutzen, welches alles gleichzeitig bietet und für Behörden seit 2016 Pflicht ist.

Fall 56/2021: Siedlungsflächenmanagement

Das Verkehrsministerium NRW betreibt ein "Siedlunsgflächenmonitoring (SFM)". Damit werden Verkehrsstrecken aller Art bewertet. Das Ministerium bat die Kommunen, ihre im Ministerium hinterlegten Flächendaten für dieses Projekt freizugeben. Allerdings handelt es sich bei diesen Daten nicht um personenbezogene Daten, weshalb einer Weitergabe nichts im Wege steht.

Fall 55/2021: Verzeichnis von Straßen, die von der Flut betroffen sind

Eine sehr löbliche Aktion privater Rundfunksender in NRW fragte bei einer Kommune an, ob sie ein Verzeichnis der Straßen erhalten könne, deren Bewohner von der Flut im Sommer betroffen sind. Es ging der Aktion ausdrücklich um die Namen der Straßen, die sie benutzt, um berechtigte Anfragen zu überprüfen.

Die Erlaubnis konnte schnell erteilt werden: es müssen keine personenbezogenen Daten übermittelt werden - nur Straßennamen. Ein sehr aufmerksamer Bürger wandte jedoch ein, dass es bei Straßen, in denen nur ein Haus stünde, welches nur von einem Menschen bewohnt würde, sehr wohl um personenbezogene Daten handeln könnte. Der Bürger hat da natürlich Recht. Allerdings gab es diese Kombination in der betreffenden Stadt nicht, so dass die Übermittlung kein Problem war.

Fall 54/2021: Personalrat möchte Gesundheitsdaten

Zum Termin eines Vierteljahresgesprächs fragte ein Personalrat an, ob er Daten über Langzeiterkrankte und Überlastungsanzeigen von der Verwaltung haben könne. Da es keine Rechtsgrundlage (etwa im Personalvertretungsgesetz) gibt, war das natürlich nicht möglich. Empfohlen wurde dem Personalrat, die Einwilligung oder die Daten von den Beschäftigten selbst zu erfragen.

Prüfschema Datenschutz 2021: Arbeiten wir nach der EU-DSGVO?

• Geben Sie dem Fall ein eindeutiges Aktenzeichen und einen eindeutigen Titel.
• Beschreiben Sie den Sachverhalt (ohne personenbezogene Daten zu erfassen, da dies selbst ein Datenschutzfall sein könnte).
• Prüfen Sie dann die folgenden Verhältnisse:

1. Sind personenbezogene Daten betroffen? Wenn ja, welche?
2. Werden diese Daten verarbeitet und brauchen Sie eine Datenschutzerklärung!
3. Ist die EU-DSGVO räumlich anwendbar?
4. Werden besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet?
5. Besteht eine Rechtsgrundlage oder müssen Sie eine Einwilligung einholen?
6. Besteht eine legale Auftragsverarbeitung, sind alle Betroffenenrechte gewährleistet?
7. Muss ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt werden?
8. Müssen Datenschutzbeauftragte benannt werden?
9. Muss eine Datenschutzfolgenabschätzung abgegeben werden?
10. Sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen worden?

• Eventuell muss eine Meldung an die Aufsichtsbehörde erfolgen.
• Es droht u. U. ein Bußgeld.
• Es besteht möglicherweise ein Anspruch auf Schadensersatz.

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